Lorsque l’on créer son entreprise, la première chose à faire est de dresser la cheklist complète des différents équipements et fournitures de bureau qui vont venir agrémenter votre organisation et qui s’avéreront indispensables, du simple stylo au mobilier en passant par la lampe ! Parmi eux se trouve le destructeur de documents, élément indispensable afin de respecter le RGPD.
Etre bien équipés en fournitures de bureau sera synonyme de productivité et de réussite pour votre société.
Dans un premier temps, choisissez votre mobilier de bureau :
Tables : analyser l’espace dont vous disposez. En effet, si vous êtes en open space, privilégiez les longues. A l’inverse, privilégiez un ensemble de petits postes, ou chacun aura son propre espace
Chaises : sièges, fauteuils, tabourets ?
Accessoires et fournitures de papeterie : stylos, papiers, ramettes, fluorescents, selon vos besoins. Quant à l’organisation, choisissez les accessoires de classement et l’archivage pratiques comme des chemises, boites de classement…
Les mobiliers de rangement : armoires à rideaux, bibliothèques, dessertes, caissons…
Une fois équipés en matières de rangements et mobiliers, il est nécessaire de s’équiper en matériel informatique et en destructeur de papier, de préférence coupe croisée afin d’obtenir un meilleur niveau de sécurité.
En effet, ce n’est plus un secret pour personne, détruire les documents comportant des données confidentielles est une obligation, sous peine de se voir infliger une lourde amende.
Mais comment bien s’équiper sans se tromper ?
4 éléments essentiels à déterminer dans le choix d'un destructeur de documents :
Le nombre d’utilisateurs : pour une destruction individuelle ou centralisée ?
Le niveau de sécurité : correspond au degré de confidentialité des documents à détruire : plus les documents sont confidentiels, plus le niveau de sécurité du destructeur de papier doit être élevé
Les types de documents à détruire : feuilles, trombones, agrafes, CD, clefs USB, disquettes, cartes de crédits, dossiers, classeurs entiers…
Le volume de papier à détruire quotidiennement : déterminez le nombre de feuilles par passage + la contenance du bac
Voilà vous savez tout pour équiper au mieux votre bureau afin d’aménager les meilleures conditions de travail possible car on le sait, un salarié heureux est de 10 à 12% plus productif !